Przygotowanie dokumentów dla kierowcy często budzi wątpliwości, zwłaszcza gdy pracodawca musi potwierdzić zatrudnienie przed wydaniem karty kierowcy albo świadectwa kierowcy. Najważniejsza zasada jest prosta: oświadczenie wypełnia pracodawca lub osoba uprawniona do reprezentowania firmy, a kierowca podpisuje własne dokumenty i przekazuje dane potrzebne do ich przygotowania. Poniżej wyjaśniam, jak rozpoznać właściwy formularz, co wpisać i jak uniknąć błędów.
Pracodawca potwierdza zatrudnienie, a kierowca uzupełnia własne oświadczenia
- Pracodawca wypełnia i podpisuje oświadczenie potwierdzające zatrudnienie kierowcy.
- Osoba uprawniona może podpisać formularz w imieniu firmy, jeśli ma odpowiednie umocowanie.
- Kierowca składa odrębne oświadczenia dotyczące między innymi innych miejsc pracy i czasu wykonywania przewozów.
- Aktualny formularz trzeba dopasować do celu, na przykład karty kierowcy albo świadectwa kierowcy.
- Błędne dane mogą spowodować wezwanie do uzupełnienia dokumentów, a przy fałszywym oświadczeniu także odpowiedzialność prawną.
Kto dokładnie podpisuje oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy
Oświadczenie pracodawcy wypełnia właściciel firmy, członek zarządu, wspólnik uprawniony do reprezentacji albo inna osoba, która może składać oświadczenia w imieniu przedsiębiorstwa. W jednoosobowej działalności gospodarczej najczęściej podpis składa przedsiębiorca. Nie musi robić tego osobiście kierowca ani pracownik działu kadr, jeśli nie ma upoważnienia.
Pracownik kadr może przygotować formularz na podstawie akt osobowych i dokumentów firmy, ale za prawdziwość danych odpowiada osoba, która go podpisuje. W praktyce właśnie tutaj pojawia się najwięcej pomyłek. Wypełnienie dokumentu przez kadry i podpisanie go przez właściciela to dwie różne czynności.
Trzeba też odróżnić potoczne „oświadczenie o zatrudnieniu” od konkretnych formularzy urzędowych. Główny Inspektorat Transportu Drogowego stosuje między innymi dokument nazwany zaświadczeniem o zatrudnieniu kierowcy, wykorzystywany przy wniosku o świadectwo kierowcy. Inny formularz to oświadczenie pracodawcy do wniosku o wydanie czasowej i nieodnawialnej karty kierowcy.
| Dokument | Kto go wypełnia | Do czego służy |
|---|---|---|
| Oświadczenie pracodawcy o zatrudnieniu kierowcy | Pracodawca lub osoba upoważniona | Potwierdza zatrudnienie, między innymi przy wniosku o czasową i nieodnawialną kartę kierowcy |
| Zaświadczenie o zatrudnieniu kierowcy | Przewoźnik lub osoba uprawniona do reprezentacji firmy | Jest załącznikiem do wniosku o świadectwo kierowcy, zwłaszcza w przypadku kierowcy spoza UE |
| Oświadczenie kierowcy o innym zatrudnieniu | Kierowca | Informuje o wymiarze zatrudnienia i innych czynnościach związanych z przewozem |
Jak wypełnić formularz, żeby dokument był kompletny
Najpierw trzeba sprawdzić, do jakiego postępowania przeznaczony jest druk. Nie powinno się korzystać z przypadkowego wzoru znalezionego w internecie, ponieważ formularze mogą się zmieniać. GITD udostępnia aktualne materiały, a przy dokumentach składanych do urzędu użycie nieaktualnego wzoru może skończyć się wezwaniem do uzupełnienia braków.
Dane pracodawcy
W tej części wpisuje się pełną nazwę firmy, adres, miejscowość i numer NIP. Dane powinny odpowiadać informacjom z CEIDG albo KRS. Skrócona nazwa handlowa może być niewystarczająca, jeśli formularz wymaga pełnej nazwy przedsiębiorcy.
Dane kierowcy
Najczęściej potrzebne są imię i nazwisko, data oraz miejsce urodzenia, obywatelstwo i numer PESEL. Jeżeli kierowca nie ma numeru PESEL, formularz może wymagać numeru i rodzaju dokumentu tożsamości, na przykład paszportu. Dane najlepiej przepisać bezpośrednio z dokumentu kierowcy, ponieważ nawet literówka w nazwisku może spowodować niezgodność z wnioskiem.
Informacja o zatrudnieniu i rodzaju przewozów
Pracodawca zaznacza lub wpisuje, że dana osoba jest zatrudniona na stanowisku kierowcy. W zależności od formularza trzeba również wskazać, czy firma wykonuje krajowe, międzynarodowe albo oba rodzaje przewozów. Przy przewozach międzynarodowych może być potrzebne świadectwo kierowcy, czyli dokument potwierdzający legalne zatrudnienie kierowcy spoza Unii Europejskiej przez przewoźnika wykonującego określone przewozy.
Przeczytaj również: Służba Celno-Skarbowa - Zarobki od aplikanta do eksperta
Data i podpis
Na końcu należy podać miejscowość, datę oraz stanowisko osoby podpisującej. Formularz podpisuje pracodawca lub osoba uprawniona do złożenia oświadczenia. Sam podpis kierowcy nie zastępuje podpisu pracodawcy, nawet jeśli kierowca dostarczył wszystkie dane i sam złożył wniosek.
Kiedy oświadczenie składa kierowca, a kiedy pracodawca
To rozróżnienie jest ważniejsze niż sama nazwa dokumentu. Ustawa o czasie pracy kierowców nakłada na pracodawcę obowiązek uzyskania od kierowcy pisemnych informacji między innymi o wymiarze zatrudnienia u innego pracodawcy oraz o przeciętnej tygodniowej liczbie godzin wykonywania przewozów na innej podstawie niż umowa o pracę.
W takim przypadku pracodawca przygotowuje i przechowuje dokumentację, ale treść oświadczenia składa sam kierowca. Pracodawca nie powinien podpisywać go za pracownika, ponieważ oświadczenie dotyczy wiedzy i sytuacji osobistej kierowcy.
Przykład jest prosty. Firma zatrudnia kierowcę na pełny etat i chce ustalić, czy wykonuje on jeszcze przewozy dla innego podmiotu. Kierowca składa własne oświadczenie, a pracodawca wykorzystuje je przy organizowaniu czasu pracy i ocenie ryzyka naruszenia norm odpoczynku.
Nie należy mylić tego dokumentu z oświadczeniem pracodawcy do karty kierowcy. W pierwszym przypadku kierowca potwierdza swoje zatrudnienie lub aktywność zawodową. W drugim firma potwierdza fakt zatrudnienia kierowcy przed organem albo instytucją prowadzącą postępowanie.
Jakie dokumenty mogą być potrzebne razem z oświadczeniem
Sam formularz nie zawsze wystarcza. Przy świadectwie kierowcy GITD wskazuje między innymi kopię licencji wspólnotowej, dokument tożsamości, prawo jazdy oraz dokument potwierdzający ubezpieczenie społeczne kierowcy. W przypadku kierowcy wykonującego przewozy pojazdem o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony potrzebny może być także dokument z aktualnym wpisem kodu 95.
Dla przewozów pojazdami o masie powyżej 2,5 tony do 3,5 tony wymagane mogą być dodatkowo kopie orzeczenia lekarskiego i psychologicznego. Zakres załączników zależy od rodzaju przewozu, masy pojazdu i statusu kierowcy, dlatego przed złożeniem dokumentów trzeba sprawdzić konkretny tryb postępowania.
Przy zmianie danych przedsiębiorcy lub licencji przewoźnik powinien pamiętać o terminie 28 dni od powstania zmiany. Dotyczy to na przykład danych firmy lub informacji związanych z wykonywaniem transportu. Nie każda zmiana wymaga nowego oświadczenia pracodawcy, ale dokumenty składane do urzędu muszą odzwierciedlać aktualny stan faktyczny.
Samo oświadczenie zwykle nie wiąże się z odrębną opłatą. Opłata może dotyczyć dokumentu, do którego jest załączane. Przykładowo wydanie świadectwa kierowcy kosztuje od 10 zł za okres do 1 roku do 40 zł za okres do 5 lat.
Najczęstsze błędy i odpowiedzialność za nieprawdziwe dane
Najczęściej formularz zawiera dane firmy z innego dokumentu, nieaktualny adres albo numer NIP z błędną cyfrą. Zdarza się też, że pracodawca wpisuje datę rozpoczęcia planowanego zatrudnienia, chociaż formularz wymaga potwierdzenia zatrudnienia istniejącego w dniu składania wniosku.
- użycie starego wzoru formularza,
- brak podpisu osoby uprawnionej,
- niespójne dane z wnioskiem kierowcy,
- brak informacji o obywatelstwie lub dokumencie tożsamości,
- pominięcie wymaganych kopii prawa jazdy, badań albo potwierdzenia ubezpieczenia,
- podpisanie dokumentu przez pracownika bez pełnomocnictwa.
Nie warto podpisywać formularza „na zapas”. Oświadczenie potwierdza określony stan faktyczny, dlatego powinno być zgodne z umową, dokumentacją kadrową i rzeczywistym zatrudnieniem. W formularzach zawierających pouczenie o odpowiedzialności karnej podanie nieprawdziwych informacji może mieć poważniejsze skutki niż zwykły brak formalny.
Jeżeli urząd znajdzie brak lub niezgodność, może wezwać firmę do uzupełnienia dokumentów. Przy postępowaniach dotyczących świadectwa kierowcy GITD wskazuje, że na uzupełnienie braków przysługuje co najmniej 7 dni od otrzymania wezwania. Najbezpieczniej od razu zachować kopię podpisanego formularza i dokumentów wysłanych do urzędu.
Co sprawdzić przed złożeniem dokumentu
Przed podpisaniem porównuję trzy elementy: dane firmy, dane kierowcy oraz cel, któremu służy formularz. Jeśli nazwa dokumentu nie odpowiada procedurze, nie zakładam, że „podobny wzór” zostanie zaakceptowany.
- sprawdź aktualność formularza,
- porównaj dane z CEIDG albo KRS,
- zweryfikuj dane kierowcy z paszportem i prawem jazdy,
- ustal, kto ma prawo podpisać dokument,
- dołącz wymagane załączniki,
- zachowaj kopię całości dokumentacji.
Najkrócej mówiąc, oświadczenie potwierdzające zatrudnienie wypełnia pracodawca, natomiast kierowca odpowiada za dokumenty, w których deklaruje własną sytuację zawodową. To rozdzielenie ról pozwala uniknąć najpoważniejszego błędu, czyli podpisania przez niewłaściwą osobę formularza przeznaczonego dla drugiej strony.
